こんにちはー。Y.Takahashiです。
今日は電子帳簿保存法について話していきたいと思います。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は簡単に言ったら、書類を電子データで保存しなさいよってことです。
いつから
令和4年1月1日から改正電子帳簿保存法が施行されました。土壇場になってから令和5年12月31日までの宥恕期間（ゆうじょきかん）となりましたね。
宥恕ってのは猶予とは違い、「実施できない止むを得ない理由」があった場合待ってくれるというものです。
なので、税務署から指摘を受けて特に理由が無いのに「やってません」ってのは怒られます。
どんな内容
さて、改正電子帳簿保存法ですが皆さん、内容ご存じですか？
Takahashiもセミナーを何個か受講して納品書や請求書をPDFとかに保存するんだな。保存するときはタイムスタンプってのがいんだな。ってぐらいしか分かっていませんでした。
国税庁に一問一答集があるのでそれを読み解き、税務署に電話して確認してみると次のようなことでした。
・基本紙できた納品書、請求書は従来通り紙保存でOK。
・紙できた納品書、請求書をスキャナで保存してもOK
・電子データ（メール添付のPDFなど）は電子で保存。
要件は
保存要件は以下の通り。
１．システムで管理する場合はシステム概要書が必要。（オンラインヘルプでも可）
２．保存した書類は見えるようにしておく。（当たり前）
３．2要因以上の検索条件で検索ができる。（取引先名、日付、金額）
４．以下のいづれかの措置が取られている。
– １．タイムスタンプがついている電子データならそのまま保存でOK
– ２．タイムスタンプがついていない場合は自分でタイプスタンプを付けてから保存
– ３．訂正削除がされたら分かるようなシステム又は物理的に訂正削除ができないシステムで管理
– ４．訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付ける
ってことになります。
タイムスタンプとは
ここで疑問に思っていたのが「タイムスタンプ」。
パソコンの標準機能の更新日時なのかなって思ったら違います。
しっかりと「一般財団法人日本データ通信協」で認定されている業者のタイムスタンプがいるってことでした。
これがどの業者も従量課金制で１枚１０円とかお金を取ります。１月１０００枚保存だと月１万かかります。しかも保管料を毎月保管料を取るところまであります。
必ず必要？
でも保存要件をよく見るとタイムスタンプって必須ではありません。
保存要件の４－４にある「訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付ける」を踏まえていたらタイムスタンプは要りません。
一問一答のスキャナ編だと問１０の４－４の※２※３で小さく書かれていました。分かりづらいですよね。税務署に電話をかけて確認してやっと分かりました。
内容としては、
１．事務処理規定を作ってどこかのフォルダの中にでも置いておく。（これは国税庁の一問一答の中に雛形があります）
２．保存作業をする人、管理する人を決めておく。
３．誰が、いつ、何を保存したかの台帳を作成する。
４．訂正削除がある場合はその理由を台帳に記入する。
これを備えていたら、「タイムスタンプの付与の代わりとする」事項に当てはまるということでした。
受けるセミナーは全部タイムスタンプありきで話すものだから勘違いしますよね。
まあ定額がとれるから分からない事も無いですが．．．。
今日の所はここまで。それではまたー。
